Seorang sekretaris adalah profesi penting yang diperlukan dalam setiap organisasi, komunitas, atau pekerjaan. Tidak hanya bertugas mencatat notulensi dan mengelola surat-menyurat, sekretaris juga berperan sebagai jembatan penghubung antara atasan dan pihak eksternal. Menurut beberapa sumber, sekretaris memegang peran vital dalam administrasi di sebuah perusahaan atau organisasi, di mana mereka bertindak sebagai perantara antara perusahaan dan klien.
Selain menjalankan tugas administrasi, sekretaris juga bertanggung jawab dalam mengelola panggilan telepon, menata dokumen, menjaga sistem pengarsipan, dan membantu berbagai tugas perusahaan lainnya. Peran dan tugas seorang sekretaris dapat bervariasi tergantung pada instansi, organisasi, atau industri tempat mereka bekerja. Namun, secara umum, seorang sekretaris harus memiliki kemampuan manajemen yang baik, teliti, ulet, serta keterampilan komunikasi yang efektif dan dapat diandalkan.
Berikut beberapa tugas utama sekretaris yang perlu diketahui:
Penanggung jawab korespondensi
Sekretaris memainkan peran penting dalam menjembatani komunikasi antara perusahaan dengan pihak internal maupun eksternal, termasuk menangani panggilan telepon dan surat-menyurat. Mereka juga bertugas menyaring surat atau pesan yang masuk sebelum menyampaikannya kepada pihak yang berwenang atau atasan.
Memastikan keakuratan notulensi
Sekretaris bertanggung jawab mencatat notulensi rapat dan memastikan keakuratan catatan tersebut. Notulensi harus mencakup tanggal, waktu, lokasi pertemuan, daftar peserta, topik yang dibahas, laporan yang disampaikan, serta mosi yang diajukan beserta hasilnya.
Menjaga arsip
Sekretaris juga mengurus dan memelihara arsip serta dokumentasi perusahaan. Mereka bekerja sama dengan divisi pengendali dokumen untuk memastikan keakuratan dan ketersediaan dokumentasi penting, seperti notulen rapat, laporan keuangan, dan catatan resmi lainnya.
Mengatur jalannya rapat
Dalam setiap rapat, sekretaris bertugas mengkoordinasikan jalannya pertemuan dan memastikan semua berjalan lancar. Ini meliputi merencanakan rapat bersama pimpinan, menerima agenda, menyebarkan agenda rapat, membuat dan mendistribusikan minutes of meeting (MOM), serta memastikan hasil rapat terdokumentasi dengan baik.
Komunikasi dengan berbagai pihak
Sebagai perwakilan dari direksi, sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan manajer, karyawan, pejabat perusahaan, serta pihak eksternal. Keterampilan komunikasi yang efektif sangat penting agar pesan yang disampaikan dapat dimengerti dengan jelas dan tidak terjadi miskomunikasi.
Tugas-tugas di atas menunjukkan pentingnya peran sekretaris dalam menjaga efisiensi dan kelancaran administrasi serta komunikasi dalam sebuah organisasi.